Ogni organizzazione complessa dispone di un proprio Ufficio Logistica che, spesso in sordina, svolge un ponderoso e certosino lavoro senza il quale l’intera macchina non potrebbe mai funzionare. Presso la Cassa Rurale Valsugana e Tesino questo fondamentale ufficio è coordinato da Dante Franceschini, al quale abbiamo chiesto di spiegarci come si svolge, dietro le quinte, tutto il lavoro organizzativo che permette alle 21 filiali della CRVT di essere sempre operative e pronte a soddisfare al meglio ogni esigenza dei Soci e Clienti.
Dante Franceschini, Lei è il responsabile dell’Ufficio Logistica della Cassa Rurale Valsugana e Tesino. Di che cosa si occupa esattamente il Suo ufficio?
«Forse non tutti sanno che la nostra Cassa Rurale è un’azienda che occupa circa 120 persone, impiegate in 21 filiali. Per permettere che queste persone, sparse sul territorio di ben tre province (Trento, Belluno e Vicenza), possano tutte assieme contribuire a perseguire i fini aziendali, bisogna innanzitutto definire un organigramma che attribuisca a ciascuno un preciso compito e ruolo. Una volta stabilito questo, per permettere a tutti di esercitare quotidianamente le proprie mansioni, servono davvero tante cose, dalle più piccole e banali, a quelle più sofisticate e complesse. Qualsiasi sia la richiesta o la necessità, tutto passa per il nostro Ufficio Logistica formato da me e da altri 3 validi collaboratori.»
Ci può fare un esempio?
«Certamente e vorrei partire proprio dalle cose che si tende a dare per scontate, ma senza le quali si fermerebbe tutto, come ad esempio un computer, un telefono, una scrivania, una sedia, un ufficio riscaldato ed illuminato. Non solo: affinché ciascun collega possa servire al meglio la clientela, oltre ovviamente alle competenze bancarie e professionali, su ogni scrivania sono necessari molti altri strumenti come stampanti, scanner, tavolette per la firma grafometrica, fotocopiatrici, ma anche tante piccole altre cose come penne, carta, matite, cucitrici e levapunti, gomme e temperini, cestini per la carta e risme di carta nuova, distruggidocumenti e cartelline da consegnare al cliente per la conservazione dei documenti. Aspetto, quest’ultimo, spesso sottovaluto, ma che a noi comporta una gran mole di lavoro.»
Per quale ragione?
«Su tutte le nostre scrivanie vengono firmate ogni giorno delle contabili, delle ricevute, tutta una serie di contratti bancari o assicurativi, e spesso capita che il cliente a distanza di tempo, anche dopo parecchi anni, abbia necessità di recuperare copia di questa documentazione; si rivolgerà quindi in banca e riceverà quanto richiesto dopo breve tempo. Infatti ogni carta che viene firmata in banca, alla sera viene archiviata ed esistono tutta una serie di archivi e magazzini che devono essere tenuti in ordine ed aggiornati, talvolta spostati o semplicemente “svecchiati”. Molto spesso, inoltre, la documentazione va trasmessa dalle filiali periferiche agli uffici interni e viceversa, e così anche molti altri materiali e forniture necessari per lavorare. Tutto ciò avviene per mezzo di un servizio di corriere interno.»
Ha ragione, si tratta davvero di una gran mole di lavoro che spesso noi utenti ignoriamo…
«E non si tratta altro che di normale amministrazione, perché noi essendo una banca, quindi avendo a che fare con la custodia del denaro, necessitiamo anche di strumenti molto particolari come possono essere le casseforti, le macchine contabanconote, il bancomat per l’erogazione delle stesse; e ancora sistemi di antifurto e di allarme per proteggere questo denaro, e inoltre reti informatiche per collegare tutte queste macchine ai computer. Molti clienti, poi, si affidano a noi per custodire i loro beni, quindi sono necessari dei caveau e delle cassette di sicurezza, delle porte automatiche con dei sistemi di monitoraggio per controllare chi entra ed esce, sia tramite programmi informatici che con delle telecamere che registrano le immagini. Come si vede dietro alla competenza e professionalità del personale bancario, esiste un mondo di infrastrutture e macchinari, di piccole cose come la cancelleria delle scrivanie e di grandi cose come gli edifici con le loro porte, finestre, tetti o insegne, nonché sistemi di sicurezza e molto altro ancora.»
Tornando, quindi, alla domanda iniziale, di cosa si occupa l’ufficio logistica in una battuta?
«Bene, in una battuta la Logistica è quell’ufficio che tutti i colleghi chiamano quando si inceppa la stampante, non funziona il bancomat, non si apre una porta di una cassaforte, scatta una sirena degli allarmi, finisce il toner, si bloccano le porte automatiche, non funzionano le chiavette elettroniche, serve della documentazione e potrei andare avanti per ore elencando una lunga casistica di situazioni che si ripetono ciclicamente, se non quotidianamente. Insomma, quando si presenta un problema di qualsiasi natura, chiamano uno di noi 4 e mi piace dirlo, siamo sempre pronti ad intervenire tempestivamente.»
Ovviamente in tutto questo avete la necessità di ricorrere anche all’intervento di terzi...
«Certo, per poter risolvere tutti questi problemi c’è bisogno, oltre che delle nostre competenze, anche dell’aiuto di ditte esterne che garantiscano ed eroghino servizi di manutenzioni, di pulizia e smaltimento rifiuti speciali, di approvvigionamento di materiali e di altre forniture e quindi il nostro ufficio è tenuto anche a curare tutta la contrattualistica di questi servizi, forniture ed utenze cosi come la fatturazione ed il relativo controllo. Questo è quello di cui si occupa quotidianamente il nostro ufficio, e come si vede, non è che ci sia da annoiarsi di sicuro.»
In questo momento, caratterizzato dall’emergenza Covid-19, il lavoro del vostro Ufficio Logistica sicuramente sarà aumentato. Che cosa ci può dire in proposito?
«L’emergenza che purtroppo sta vivendo l’Italia, ed il mondo intero, mette fortemente sotto sforzo anche la nostra organizzazione. In queste ultime settimane, dove necessariamente è cambiato tutto il nostro sistema di lavorare e di servire la clientela, abbiamo dovuto cercare in tutti i modi di fornire i colleghi di dispositivi di protezione individuale introvabili, mascherine che ci venivano promesse e poi mai consegnate, articoli di ogni tipo che una banca mai avrebbe immaginato di dover acquistare, ma anche sistemi di telelavoro da installare per diminuire la mobilità delle persone, servizi di corriere interno da riorganizzare, sanificazioni da intensificare quando non addirittura sistemi di protezione da costruire in casa per poter immediatamente preservare la salute dei colleghi. Il periodo è indubbiamente terribile e, purtroppo, la strada da percorrere resta ancora lunga e impervia. Per quanto di nostra competenza possiamo solo impegnarci e cercare di essere il più possibile duttili, per interpretare nel migliore dei modi le sfide che abbiamo davanti.»
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